La contraseña del documento en trámite funciona como respaldo temporal mientras avanza la producción del documento de identidad. En Colombia, la Registraduría Nacional del Estado Civil la emite bajo condiciones específicas según el canal usado por el ciudadano. Conviene conservarla bien porque permite demostrar que la solicitud fue realizada y se encuentra en proceso.
¿Cuándo Suele Entregar la Registraduría la Contraseña de un Documento en Trámite?
La Registraduría suele entregar la contraseña, también llamada comprobante de documento en trámite, cuando una persona solicita la cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, duplicado, renovación, rectificación o cédula digital. En los trámites con preparación de material, el comprobante verde con código QR se envía al correo electrónico indicado por el titular dentro de las 24 horas siguientes.
En casos excepcionales tramitados en papel, puede entregarse una contraseña blanca en el mismo momento de la solicitud presencial. Para la cédula digital también se genera una contraseña digital, enviada al correo registrado durante la preparación del trámite.
¿Cómo Descargar el Comprobante o Contraseña de un Documento en Trámite?
La descarga depende de si el trámite quedó registrado en la plataforma digital o si el comprobante debe reenviarse por correo. Antes de repetir la solicitud, conviene revisar el canal correcto y los datos usados en el trámite:
- Número de cédula o tarjeta de identidad del titular.
- Correo electrónico registrado al momento del trámite.
- Nombres y apellidos completos del solicitante.
- Fecha de nacimiento del titular del documento.
- Lugar donde se realizó la preparación del trámite.
- Fecha aproximada de la solicitud en registraduría.
- Comprobante de pago, cuando fue duplicado online.
- Usuario de Trámites Web, si la solicitud fue digital.
- Acceso al correo personal y bandeja de spam.
Descargar la Contraseña Desde Trámites Web
- Entra al portal de la Registraduría y abre Trámites Web.
- Inicia sesión con los datos usados en la solicitud online.
- Recupera el acceso desde Recuperar sus Datos de Ingreso si olvidaste.
- Abre el menú Histórico o Histórico de Pagos.
- Ubica la última transacción aprobada del documento solicitado.
- Pulsa el ícono PDF ubicado en la columna Comprobante.
- Descarga la contraseña y guárdala sin modificar el archivo.
Solicitar el Reenvío Por Correo Electrónico
- Revisa primero la bandeja principal, spam y correos no deseados.
- Espera 24 horas hábiles desde la preparación del documento.
- Escribe a recepcionmaterial@registraduria.gov.co desde tu correo personal.
- Incluye nombres, documento, fecha de nacimiento y sede del trámite.
- Indica fecha de preparación y solicita copia del comprobante.
- Revisa la respuesta y conserva el archivo recibido sin editar.
¿Qué Duración Tiene Generalmente el Comprobante del Documento en Trámite de la Registraduría?
La contraseña o comprobante de documento en trámite tiene una vigencia general de 6 meses para los formatos expedidos por la Registraduría en Colombia. Ese plazo aplica para los comprobantes asociados a cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad, incluyendo los documentos generados con código QR. En trámites manuales realizados en consulados pueden existir condiciones especiales, por lo que el ciudadano debe revisar el comprobante recibido y la instrucción de la sede consular. Aunque esté vigente, la contraseña no reemplaza siempre el documento final, porque algunas entidades pueden exigir la cédula física, digital o la tarjeta ya producida.
¿En Qué Gestiones Suele Ser Preciso el Comprobante o Contraseña?
El comprobante suele usarse para acreditar que la cédula o la tarjeta de identidad está en trámite mientras el documento definitivo se produce y llega a la sede de entrega. Puede ser solicitado en gestiones administrativas, educativas, laborales, bancarias, notariales o institucionales donde se necesita demostrar que ya existe una solicitud activa.
También ayuda a consultar el estado del documento mediante el código QR o el servicio digital de estado de trámite de la Registraduría. Aun así, cada entidad decide si acepta la contraseña para su proceso interno, especialmente cuando requiere validación biométrica, firma formal o presentación del documento final.
¿Qué Diferencia Hay Entre Contraseña Verde y Blanca?
La contraseña verde con código QR se genera en trámites digitales, trámites web con pago PSE o atención presencial realizada con herramienta web asistida. Este comprobante puede incluir foto, firma y elementos de validación para consultar el estado del documento desde canales oficiales de la Registraduría. La contraseña blanca aparece en casos excepcionales cuando el trámite se realiza en papel y se entrega en el momento de la solicitud. Ambas pueden servir como comprobante del documento en trámite, pero su formato, forma de entrega y mecanismo de validación no son iguales.